案例分享：食材批發商用鼎智ERP，對賬時間由3日縮短到30分鐘

每一套系統好唔好用，最有說服力嘅唔係功能介紹，而係真正用緊嘅客戶點講。今日同大家分享一個食材批發商嘅真實案例——一間供港蔬菜批發商，點樣透過鼎智ERP系統，將營運效率大幅提升，月底對賬時間由3日縮短到30分鐘。

（注：為保障客戶私隱，以下案例已隱去公司名稱，部分數據經客戶同意後分享。）

客戶背景

呢間係一間主要做供港蔬菜嘅批發商，業務規模如下：

呢間公司嘅運作模式係：香港嘅業務團隊接單，訂單傳到東莞加工廠進行揀選、分裝、加工，然後經跨境物流送到香港客戶手上。兩地協作、環節多、流程長，管理難度本身就唔低。

導入鼎智ERP之前嘅三大痛點

痛點一：WhatsApp接單漏單率高

呢間公司嘅接單方式主要靠WhatsApp。客戶發信息落單，業務員手動抄低再轉發到加工廠。呢個流程嘅問題非常明顯：

• 信息洗版：一個業務員同時處理十幾個客戶嘅WhatsApp對話，忙嘅時候好容易睇漏
• 格式唔統一：有啲客戶打字落單，有啲發語音，有啲發相片——業務員要逐個解讀再轉化為訂單
• 漏單頻繁：保守估計每星期都有2-3張單漏咗或者落錯
• 責任難追究：漏單之後，客戶話落咗、業務員話冇收到，冇記錄可以追查

漏單帶嚟嘅唔單止係一張訂單嘅損失，仲有客戶信任度嘅下降。有啲長期客戶甚至因為多次漏單而轉去其他供應商。

痛點二：加工進度不透明

訂單到咗東莞加工廠之後，香港嘅業務團隊基本上係「盲嘅」——唔知道邊張單開始做、邊張單做緊、邊張單做完等出貨。

• 客戶問「我嗰單幾時到」，業務員要打電話問工廠，工廠再去現場確認，一來一回可能半個鐘
• 如果有緊急訂單要插單，工廠邊度得閒、邊條線可以做，香港完全唔知
• 出貨後先發現做錯規格或者數量唔啱，但已經來唔切改

痛點三：月底對賬耗時3日

呢個係最令老闆頭痛嘅問題。每個月底嘅對賬流程：

1. 財務人員收集整個月嘅送貨單副本（好多時要問司機攞返、有啲仲搵唔返）
2. 按客戶逐張分類整理
3. 逐張核對金額、數量
4. 處理退貨、換貨、折扣嘅調整
5. 手動製作每位客戶嘅月結單
6. 發送俾客戶確認

成個過程需要財務部兩位同事全職做3日。做完之後，仲經常有客戶話「呢張單嘅金額唔啱」、「呢批退貨你冇扣」，又要逐筆翻查。

導入鼎智ERP嘅過程

呢間公司喺2025年中開始同鼎智科技接觸，經過以下階段導入系統：

由接觸到正式上線，前後大約2個月。

導入鼎智ERP之後嘅改變

改變一：漏單率降至近零

所有訂單統一喺鼎智ERP系統入面錄入同管理。即使客戶仍然透過WhatsApp落單，業務員都會即時將訂單輸入系統，系統會自動：

• 分配訂單編號
• 檢查庫存是否充足
• 自動傳送到加工廠排產
• 記錄每張訂單嘅完整歷程

結果：由以前每星期漏2-3張單，變成連續幾個月零漏單。客戶亦明顯感受到服務質素嘅提升。

改變二：加工進度即時可見

東莞加工廠嘅每個工序都喺系統入面更新狀態。香港嘅業務團隊打開系統就可以睇到：

客戶問進度，業務員唔使打電話問工廠，開系統睇一眼就可以即時回覆。緊急插單嘅時候，亦可以即時睇到加工廠嘅排產情況，合理安排。

改變三：月結由3天縮至30分鐘

呢個係最顯著嘅改善。因為每日嘅送貨、簽收、退貨都喺系統入面自動記錄，到咗月底：

• 財務人員唔使再逐張收集送貨單——系統入面全部都有
• 唔使人手分類整理——系統按客戶自動歸類
• 唔使逐張計金額——系統自動匯總
• 唔使手動製作月結單——一鍵生成
• 有爭議可以即時翻查——每筆交易都有完整記錄

結果：月底對賬由3日縮短到30分鐘，而且準確度大幅提升，客戶爭議明顯減少。

改變四：客戶投訴下降40%

以上三方面嘅改善，最終反映喺客戶滿意度上：

• 漏單少咗 → 客戶唔使重複落單
• 進度透明 → 客戶唔使追問「幾時到」
• 對賬準確 → 客戶唔使逐張單核對
• 配送記錄清晰 → 有爭議即時解決

結果：客戶投訴數量喺上線後三個月內下降約40%。

關鍵數據對比

客戶反饋

呢間公司嘅老闆分享：

「我做咗十幾年食材批發，以前覺得對賬就係要慢慢對、辛苦對，冇得慳。用咗鼎智之後先發現，原來好多嘢機器做得仲好過人。而家月底最開心，因為唔使再通宵對賬。」

財務主管亦表示：

「以前每個月底我同同事兩個人做足三日，做到眼都花。而家半個鐘搞掂，仲有時間做分析報表俾老闆睇。最重要係少咗好多同客戶嘅對賬爭拗。」

呢個案例帶俾我哋嘅啟示

適用場景

如果你嘅公司有以下特徵，鼎智ERP同樣可以幫到你：

• 主要做B2B批發，客戶以月結為主
• 有跨境業務（例如供港、供澳）
• 加工廠同銷售辦公室喺唔同地點
• 日均訂單量30張以上
• 每月底對賬耗時超過1日
• 經常出現漏單或對賬爭議

唔一定要一步到位

呢間公司係分階段導入嘅。第一階段先上訂單同對賬模組（解決最痛嘅問題），第二階段再加入加工排產同庫存管理。呢種做法可以降低導入風險，員工亦更容易適應。

常見問題 FAQ

Q1：我嘅公司規模比呢個案例細，都適用嗎？

適用。鼎智ERP嘅模組可以按需選擇，小型批發商可以先用訂單同對賬功能，之後再慢慢擴展。

Q2：我嘅加工廠唔喺東莞，喺其他城市可以用嗎？

可以。鼎智ERP係雲端系統，只要有網絡就可以使用，唔受地域限制。無論加工廠喺東莞、深圳、中山定係其他城市，都一樣用到。

Q3：導入系統期間會唔會影響日常營運？

唔會。鼎智團隊會安排並行試運行階段，新舊系統同步運行，確認新系統穩定準確之後先正式切換。日常營運唔會受到影響。

Q4：系統幾錢？

歡迎查詢。每間公司嘅業務需求唔同，我哋會根據你嘅實際情況提供最合適嘅方案同報價。

你嘅公司都可以做到

如果你正面對類似嘅問題——漏單、進度不透明、月底對賬辛苦，歡迎聯繫鼎智科技，了解我哋點樣幫到你。

WhatsApp 聯繫我哋：6125 7882

我哋會安排專人了解你嘅業務情況，免費提供初步嘅方案建議。

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